Von der Anmeldung bis zur Teilnahme: So entsteht ein concada Seminar

Der Startschuss: Eine Seminaranmeldung geht ein

Mit jeder Anmeldung startet das Teilnehmermanagement. Das concada-Team prüft die Angaben, ordnet die Buchung dem passenden Termin zu und versendet eine Bestätigung. Fehlende Informationen werden persönlich geklärt. Bis zum Seminartag werden Anmeldungen und Änderungen laufend gepflegt.

Teilnehmerzahlen, Veranstaltungsorte und Verpflegung im Blick

Parallel zum Teilnehmermanagement koordiniert das concada-Team die Rahmenbedingungen mit dem jeweiligen Hotel oder Veranstaltungsort. Dazu gehören Raumgröße, Bestuhlung, technische Ausstattung, Seminarzeiten und Verpflegung. Da sich die Teilnehmerzahl bis zum Veranstaltungstermin verändern kann, werden aktuelle Zahlen sowie Ernährungswünsche und Unverträglichkeiten regelmäßig weitergegeben. Bei Bedarf stimmt das Team außerdem Übernachtungsmöglichkeiten und Zimmerkontingente ab.

Gleichzeitig bleiben die Anmeldezahlen im Blick. Sobald die Durchführung gesichert ist, kann der Termin auf der concada Website mit einer Durchführungsgarantie gekennzeichnet werden und bietet den Teilnehmenden damit zusätzliche Planungssicherheit.

Enge Abstimmung mit den Referierenden

Neben dem Veranstaltungsort sind die Referierenden eine wichtige Schnittstelle in der Seminarorganisation. Mit ihnen stimmt das concada-Team den Termin, den zeitlichen Ablauf sowie die organisatorischen Bedingungen ab. Das Team informiert über die Größe und gegebenenfalls die Zusammensetzung der Gruppe sowie über besondere Anforderungen.

Auch die benötigte Technik, Arbeitsmaterialien und Seminarunterlagen werden gemeinsam abgestimmt. Bei Lehrgängen mit einer Prüfung kommen weitere organisatorische Schritte hinzu: Prüfungsunterlagen müssen rechtzeitig vorbereitet, Abläufe geklärt und benötigte Materialien vollständig bereitgestellt werden.

Darüber hinaus kümmert sich das Team bei Bedarf um Fragen zur Anreise und Übernachtung der Referierenden. Kurz vor dem Termin gleicht das Team alle Informationen noch einmal ab, damit organisatorische und fachliche Vorbereitung zuverlässig ineinandergreifen und den Referenten der aktuellste Informationsstand vorliegt.

Vier bis sechs Wochen vorher: Die Einladung wird verschickt

Etwa vier bis sechs Wochen vor dem Seminar erhalten die Teilnehmenden ihre Einladungs-E-Mail. Darin fasst das Team die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung zusammen. Bei einem Präsenzseminar gehören dazu beispielsweise:

• Aktueller Programmablauf
• Veranstaltungsort sowie Hinweise zur Anreise
• Informationen zur Übernachtung, sofern erforderlich
• Hinweise zu den Seminarunterlagen
• Kontaktdaten für organisatorische Rückfragen

Bei einem Online-Seminar informiert das Team über die technischen Voraussetzungen und die digitale Teilnahme. Die Zugangsdaten werden rechtzeitig vor dem Termin an die persönlichen E-Mail-Adressen der angemeldeten Personen versendet.
Die digitalin Seminarunterlagen stehen für alle Teilnehmenden kostenfrei über den Downloadbereich zur Verfügung.

Mit dem Versand der Einladung wird der Seminartermin auch für die Teilnehmenden greifbarer. Für das concada-Team beginnt nun gleichzeitig die spezifische Vorbereitungsphase.

Listen, Namensschilder und Unterlagen: Die Vorbereitung wird konkret

Je näher der Seminartermin rückt, desto konkreter wird die Vorbereitung. Das concada-Team erstellt Teilnehmer- und Anwesenheitslisten, prüft Namen und bereitet Namensschilder sowie Zertifikate vor. Gleichzeitig werden digitale und gegebenenfalls gedruckte Seminarunterlagen sowie bei Bedarf Arbeits-, Prüfungs- und weitere Begleitmaterialien zusammengestellt.

Dabei zählt jedes Detail: Ändert sich beispielsweise ein Name, müssen mehrere Dokumente und Materialien entsprechend aktualisiert werden.

Kurz vor dem Seminar laufen alle Fäden zusammen

In den letzten Tagen vor dem Seminar übermittelt das concada-Team die finalen Teilnehmerzahlen sowie aktuelle Verpflegungswünsche an den Veranstaltungsort. Listen, Namensschilder, Unterlagen und Materialien werden abschließend geprüft und bei Bedarf aktualisiert. Zudem informiert das Team die Referierenden über Änderungen und klärt letzte Fragen zu Technik, Raum und Ablauf.

So lassen sich auch kurzfristige Anpassungen auffangen und ein möglichst reibungsloser Seminartag vorbereiten.

Der Seminartag beginnt vor der Ankunft der Teilnehmenden

Ein wesentlicher Bestandteil unseres Qualitätsverständnisses ist die persönliche Betreuung der Seminare. Sie ermöglicht eine individuelle Begleitung der Teilnehmenden und trägt maßgeblich zum Erfolg unserer Veranstaltungen bei.

Während sich die Teilnehmenden noch auf dem Weg zum Veranstaltungsort befinden, laufen vor Ort bereits die letzten Vorbereitungen. Die concada Seminarbetreuung prüft den Seminarraum, kontrolliert die Bestuhlung und testet die technische Ausstattung. Namensschilder, Teilnehmerlisten und Seminarunterlagen werden bereitgelegt, Arbeitsmaterialien verteilt und die Plätze vorbereitet.

Auch Getränke, Pausenverpflegung und Mittagessen werden noch einmal mit dem Veranstaltungsort abgestimmt. Anschließend begrüßt die concada Mitarbeiterin die Referierenden und klärt letzte organisatorische Details.

Wenn die ersten Teilnehmenden eintreffen, soll alles vorbereitet sein. Die concada-Ansprechpartnerin heißt sie willkommen, unterstützt bei der Orientierung und dokumentiert die Anwesenheit.

Persönliche Begleitung während des Seminars

Auch während des Seminars bleibt die concada Mitarbeiterin für die Teilnehmenden und Referierenden ansprechbar.

Die concada Mitarbeiterin unterstützt bei organisatorischen Fragen, stimmt Pausen- und Mittagessenzeiten mit den Ansprechpartnern des Veranstaltungsort ab und kümmert sich um kurzfristige Anliegen. Falls technische Probleme auftreten oder Änderungen notwendig werden, sucht das concada Team eine möglichst schnelle Lösung.

Die persönliche Betreuung schafft einen verlässlichen Rahmen, in dem fachlicher Austausch, gemeinsames Lernen und die Arbeit an praktischen Fragestellungen möglich werden.

Nach dem Seminar ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen

Wenn der letzte Seminarabschnitt beendet ist und die Teilnehmenden abreisen, beginnt die Nachbereitung der Veranstaltung.

Dabei spielen die Rückmeldungen der Teilnehmenden eine wichtige Rolle. Das Team wertet die digitalen Feedbackabfragen aus und prüft, welche Hinweise für zukünftige Veranstaltungen berücksichtigt werden müssen. Bei Bedarf hält das Team Rücksprache mit den Referierenden und klärt noch offene fachliche oder organisatorische Fragen.

Anschließend werden die Veranstaltungen dokumentiert und die Rechnungsstellung sowie weitere administrative Aufgaben abgeschlossen. Die Erkenntnisse aus der Nachbereitung fließen wiederum in die Planung kommender Seminare ein.

Bedarf und Rahmenbedingungen klären

Bei einer Inhouse-Schulung beginnt der organisatorische Prozess nicht mit einer fertigen Anmeldung, sondern mit der Anfrage eines Interessent. Zunächst klärt das Inhouse-Team gemeinsam mit dem Unternehmen die grundlegenden Rahmenbedingungen:

• Welches Thema oder welcher Lehrgang wird gewünscht?
• Welche Ziele sollen mit der Schulung erreicht werden?
• Wie viele Personen sollen teilnehmen?
• Welche Vorkenntnisse bringt die Gruppe mit?
• Wann und wo soll die Veranstaltung stattfinden?
• Wird die erforderliche Infrastruktur vom Unternehmen bereitgestellt?

Diese Informationen bilden die Grundlage für ein individuell zugeschnittenes Angebot. Je nach Bedarf kann die Schulung direkt im Unternehmen, in den Räumlichkeiten von concada in Bonn, an einem anderen abgestimmten Veranstaltungsort oder als Online-Veranstaltung durchgeführt werden.

Passende Inhalte und Referierende abstimmen

Auf Grundlage der Anfrage prüft das Inhouse-Team, welche Inhalte erforderlich sind und welche Referierenden für das Thema infrage kommen. Gemeinsam mit dem Unternehmen konkretisiert es den zeitlichen Umfang, die Lernziele und besondere betriebliche Fragestellungen.

Inhouse-Schulungen können als standardisierte Veranstaltung oder als individuell entwickeltes Format umgesetzt werden. Vor Schulungsbeginn entsteht ein Weiterbildungskonzept, das auf die Anforderungen des beauftragenden Unternehmens abgestimmt ist.

Nach der Beauftragung folgen viele der Arbeitsschritte, die auch bei einem offenen Seminar anfallen: Termine und Ablauf werden abgestimmt, Teilnehmendendaten erfasst, Unterlagen vorbereitet und technische sowie räumliche Voraussetzungen geklärt.

Den Schulungstag praktisch vorbereiten

Je nach Vereinbarung stimmt sich das Inhouse-Team mit einer betriebsinternen Ansprechperson, einem externen Veranstaltungsort oder den zuständigen Referierenden ab. Teilnehmerlisten, Materialien, Zertifikate und organisatorische Informationen werden vorbereitet und rechtzeitig bereitgestellt bzw. gesendet.

Bei einer Schulung im Unternehmen stellt der Auftraggeber in der Regel den Seminarraum und die benötigte Infrastruktur zur Verfügung. Alternativ kann die Veranstaltung bei concada in Bonn, in einem Tagungshotel oder als Online-Schulung stattfinden.

Auch bei einer Inhouse-Schulung endet die Begleitung nicht mit der Unterrichtseinheit. Die Teilnehmenden erhalten bei Bedarf noch seminarbegleitende Arbeitsmaterialien und nach Abschluss ein Teilnahmezertifikat. Rückmeldungen und offene Fragen werden anschließend aufgenommen und bearbeitet.

Ob offenes Seminar oder individuell entwickelte Inhouse-Schulung: Hinter jeder Veranstaltung stehen zahlreiche organisatorische Aufgaben und Abstimmungen. Viele davon finden lange vor dem Seminartermin statt und bleiben für die Teilnehmenden weitgehend unsichtbar.

Ziel von concada ist es, alle Rahmenbedingungen so vorzubereiten, dass am Seminartag Raum für das Wesentliche entsteht: aktuelles Fachwissen, persönlicher Austausch und Impulse, die sich in den beruflichen Alltag übertragen lassen.

Eine gute Seminarorganisation zeigt sich deshalb nicht nur darin, dass Unterlagen und Namensschilder bereitliegen. Sie zeigt sich vor allem darin, dass sich Teilnehmende gut informiert, persönlich begleitet und während der gesamten Veranstaltung gut aufgehoben fühlen.