Interne Audits erfolgreich durchführen: 7 bewährte Strategien für Qualitäts- und Umweltmanager

Für viele Qualitäts- und Umweltmanager gehört das Thema „interne Audits“ zum Pflichtprogramm. Doch während die Normen klare Vorgaben machen, wie oft und mit welchem Ziel Audits durchgeführt werden müssen, bleibt die konkrete Umsetzung oft eine Herausforderung. Wie gelingt es, ein internes Audit nicht nur als Pflichtübung zu sehen, sondern als wertvolles Instrument zur Weiterentwicklung des Unternehmens?

Die folgenden sieben Strategien zeigen praxisnah, wie interne Audits vorbereitet, durchgeführt und nachbearbeitet werden sollten, damit sie nicht als reine Kontrolle wahrgenommen werden, sondern als Impulsgeber für mehr Qualität, Nachhaltigkeit und Effizienz.

Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf den Anforderungen der ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und der ISO 14001 (Umweltmanagement). Beide Normen machen interne Audits zur Pflicht – und zwar in geplanten Abständen. Damit wird sichergestellt, dass Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern auch tatsächlich gelebt werden.

Die Grundlage jedes erfolgreichen internen Audits ist eine gründliche Vorbereitung. Dazu gehört ein Audit-Programm, das festlegt, welche Bereiche und Prozesse wann und wie geprüft werden. Ein solches Programm sollte sich an den strategischen Zielen des Unternehmens orientieren und sowohl risikobasierte Schwerpunkte als auch wiederkehrende Standardprüfungen enthalten.

In der Praxis bedeutet das: Unternehmen erstellen einen Jahresplan für alle internen Audits. Darin wird nicht nur definiert, welche Abteilung oder welcher Standort geprüft wird, sondern auch, welche Kriterien und Normanforderungen dabei zugrunde liegen. Für ein Qualitätsmanagement Audit nach ISO 9001 können das beispielsweise Prozesskennzahlen, Kundenrückmeldungen oder Lieferantenbewertungen sein. Im Umweltmanagement nach ISO 14001 könnten dagegen Themen wie Abfallmanagement, Energieverbrauch oder Emissionen im Vordergrund stehen.

Eine gute Planung beinhaltet auch die Berücksichtigung der Ergebnisse vergangener Audits. Bereiche mit häufigen Abweichungen oder hoher Relevanz für die Unternehmensziele sollten intensiver geprüft werden. So entsteht ein Programm, das sowohl die Anforderungen der Normen erfüllt als auch echten Mehrwert für die Organisation liefert.

Ein Audit steht und fällt mit den Menschen, die es durchführen. Daher ist es entscheidend, das richtige Team zusammenzustellen. Auditorinnen und Auditoren sollten nicht nur fachlich kompetent sein, sondern auch über soziale Fähigkeiten verfügen. Schließlich geht es nicht darum, Mitarbeitende „zu kontrollieren“, sondern gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Die Audit-Vorbereitung des Teams umfasst mehrere Aspekte. Zunächst sollten die Auditor*innen mit den relevanten Normen und Prozessen vertraut sein. Gerade bei komplexen Managementsystemen ist eine solide Schulung unerlässlich. Hier bietet concada mit dem Seminar„Durchführung von internen Audits – kompetent planen, durchführen und dokumentieren“ eine praxisorientierte Weiterbildung an. Dort lernen Teilnehmende nicht nur die methodischen Grundlagen, sondern auch, wie sie schwierige Gesprächssituationen meistern und professionelle Audit-Berichte erstellen.

Darüber hinaus ist es hilfreich, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Wer übernimmt die Audit-Leitung? Wer dokumentiert die Ergebnisse? Wer ist für die Kommunikation mit den auditierten Bereichen zuständig? Klare Strukturen sorgen dafür, dass das Audit reibungslos abläuft.

Der Einstieg in ein Audit ist entscheidend für den weiteren Verlauf. Schon in der Eröffnungsbesprechung sollte deutlich werden: Interne Audits sind keine Kontrolle, sondern ein Werkzeug zur Verbesserung. Ein freundlicher, wertschätzender Ton schafft Vertrauen und signalisiert den Beteiligten, dass ihre Arbeit respektiert wird.

Ein gelungenes Auftaktgespräch beinhaltet die Vorstellung des Audit-Teams, die Erklärung der Ziele und den Ablauf. Dabei ist es wichtig, offen zu kommunizieren, dass das Audit nicht nach Fehlern sucht, sondern nach Potenzialen. Viele Unternehmen erleben, dass Mitarbeitende in Audits zunächst verunsichert sind. Wer hier frühzeitig die richtigen Signale setzt, kann diese Unsicherheit abbauen und eine konstruktive Atmosphäre schaffen.

Die eigentliche Durchführung des Audits ist der Kernprozess. Hier zeigt sich, wie gut die Vorbereitung war. Auditor*innen sollten mit einem klar strukturierten Fragenkatalog arbeiten, der sich an den Anforderungen der jeweiligen Norm orientiert. Dennoch gilt: Ein Audit ist kein Verhör. Vielmehr handelt es sich um ein Gespräch, bei dem Auditor*innen zuhören, nachfragen und die Arbeitsweise nachvollziehen.

Besonders wichtig ist ein diplomatisches Vorgehen. Kritik sollte stets konstruktiv geäußert werden. Statt einem Kollegen zu sagen „Das ist falsch“, ist es oft hilfreicher, zu fragen: „Könnten Sie mir bitte zeigen, wie Sie in dieser Situation vorgehen?“ oder „Welche Hilfsmittel stehen Ihnen hier zur Verfügung?“ Auf diese Weise wird klar, ob Prozesse tatsächlich gelebt werden oder ob Verbesserungsbedarf besteht, ohne dass sich jemand persönlich angegriffen fühlt.

Trotz aller Diplomatie lassen sich Konflikte nicht immer vermeiden. Mitarbeitende könnten sich kritisiert fühlen oder befürchten, dass negative Ergebnisse zu Konsequenzen führen. In solchen Situationen ist es die Aufgabe des Teams, Ruhe zu bewahren und die Situation zu deeskalieren.

Das gelingt am besten, indem die Ziele des Audits betont werden: Verbesserung, Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit. Wer es schafft, Konflikte in konstruktive Diskussionen umzuwandeln, erzielt am Ende bessere Ergebnisse.

Auch hier können Schulungen wertvolle Hilfestellung bieten. Dort lernen Auditoren Techniken, um auch in schwierigen Gesprächssituationen souverän und lösungsorientiert zu handeln.

Ein Audit ist nur so gut wie seine Ergebnisse – und diese müssen klar dokumentiert und verständlich kommuniziert werden. Der abschließende Bericht ist das zentrale Dokument, das sowohl die positiven Beobachtungen als auch die identifizierten Abweichungen und Verbesserungspotenziale festhält.

Wichtig ist, dass die Sprache des Audit-Berichts sachlich, nachvollziehbar und lösungsorientiert bleibt. Abweichungen sollten konkret beschrieben werden: „Im Prozess XY wurde festgestellt, dass das Dokument ABC nicht in der aktuellen Version vorliegt.“ So ist eindeutig nachvollziehbar, wo Handlungsbedarf besteht. Allgemeine oder vage Formulierungen helfen weder dem Management noch den Mitarbeitenden weiter.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die Kommunikation. Die Ergebnisse sollten nicht nur an die Unternehmensleitung, sondern auch an die betroffenen Bereiche zurückgespielt werden. Nur so können die Erkenntnisse in konkrete Verbesserungen umgesetzt werden.

Das beste Audit nützt wenig, wenn die erarbeiteten Maßnahmen anschließend nicht umgesetzt werden. Daher ist es entscheidend, einen klaren Prozess zur Maßnahmenverfolgung zu etablieren. Dabei geht es nicht nur darum, Korrekturmaßnahmen festzulegen, sondern auch deren Umsetzung und Wirksamkeit zu überprüfen.

Viele Unternehmen arbeiten hier mit digitalen Tools, die eine transparente Nachverfolgung ermöglichen. Wichtig ist aber vor allem die konsequente Einbindung des PDCA-Zyklus (Plan–Do–Check–Act). Nur wenn die Maßnahmen tatsächlich überprüft und bewertet werden, wird aus dem Audit ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Gerade im Qualitätsmanagement nach ISO 9001 und im Umweltmanagement nach ISO 14001 ist diese Nachhaltigkeit entscheidend. Zertifizierungsstellen achten darauf, dass Unternehmen nicht nur Audits durchführen, sondern auch die daraus resultierenden Maßnahmen konsequent umsetzen.